DIN 5008: So schreiben Sie einen Geschäftsbrief

Stand: Oktober 2026

Die DIN 5008 ist keine Rechtsvorschrift. Sie ist eine Norm des DIN-Normenausschusses, die Gestaltung und Schreibweise im Büro vereinheitlicht. Wer sich daran hält, erhält Briefe, die in Fensterumschlägen sitzen, sich sauber falzen und lochen lassen und überall gleich gelesen werden. Wer davon abweicht, riskiert in der Regel nichts, wirkt aber unprofessionell, wenn Anschrift, Datum oder Betreff an ungewohnter Stelle stehen.

Diese Seite erklärt den Aufbau eines Briefs, die beiden Formen, die wichtigsten Maße und die Schreibregeln für Datum, Zahlen und Telefonnummern. Die Norm selbst wird nicht wiedergegeben, die Maße sind eine Zusammenfassung gängiger Sekundärquellen. Für verbindliche Details zu Ihrem Anwendungsfall gilt der Normtext beim Beuth-Verlag.

Was DIN 5008 regelt und was nicht

Die Norm heißt vollständig „Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung“. Die aktuelle Ausgabe ist DIN 5008:2020-03 und löste die Fassung von 2011 ab. In der Reihe der Ausgaben seit 1949 war sie die erste, die Schreibmaschinen nicht mehr erwähnt.

Sie behandelt unter anderem Zeichensetzung und Sonderzeichen, Abkürzungen, Zahlen, Datums- und Zeitangaben, Hervorhebungen, Tabellen und Aufzählungen sowie die Gestaltung von Briefen. Nicht geregelt sind Schriftart und Layoutdesign im Detail, die Farbigkeit des Briefkopfs oder der Inhalt der Pflichtangaben. Welche Angaben ein Geschäftsbrief enthalten muss, ergibt sich aus Handels- und Gesellschaftsrecht, nicht aus der DIN-Norm.

Das Papierformat des Briefs ist DIN A4 mit 210 × 297 mm. Alle Maße auf dieser Seite beziehen sich auf dieses Blatt im Hochformat.

Form A oder Form B: der Unterschied

Die Norm kennt für Briefe zwei Formen. Sie unterscheiden sich in der Höhe des Briefkopfs und damit in der Lage des Anschriftfelds.

• Form A: Der Briefkopf ist 27 mm hoch, das Anschriftfeld beginnt bei 27 mm. Das lässt mehr Platz für den Brieftext, schränkt aber die Gestaltung des Kopfs ein.
• Form B: Der Briefkopf ist 45 mm hoch, das Anschriftfeld beginnt bei 45 mm. Der größere Kopfbereich ermöglicht ein Logo, Kontaktangaben und eine Rücksendeangabe, kostet aber Platz im Brieftext.

Form B wird häufig verwendet, weil Absenderdaten und Firmenlogo mehr Raum erhalten. Form A bietet sich an, wenn der Briefkopf schmal ausfällt und die Absenderdaten in der Fußzeile stehen.

Maße auf einen Blick

Die Tabelle fasst die wichtigsten Vermaßungen zusammen. Die Angaben beziehen sich auf die obere Blattkante, soweit nicht anders vermerkt.

Rechts sind in der Praxis meist 20 mm üblich. Unterschreitet der Text den Mindestrand von 10 mm, riskieren Sie Probleme beim Druck und beim Scannen. Die Angaben können je nach Quelle um wenige Millimeter abweichen, weil die Norm Zeilenmaße und Millimeterwerte kombiniert. Bei Briefbögen für den Druck empfiehlt sich der Abgleich mit der aktuellen Norm.

Das Anschriftfeld

Das Anschriftfeld sitzt 20 mm vom linken Blattrand entfernt und ist 85 mm breit, damit es im Fenster eines Umschlags vom Typ C6/5 oder DL sichtbar bleibt. Die Höhe von 45 mm teilt sich in zwei Zonen.

1. Zusatz- und Vermerkzone: bis zu drei Zeilen in kleinerer Schrift (8 pt). Hier stehen Vermerke wie „Einschreiben“ oder „Eilzustellung“, in der Regel auch die einzeilige Rücksendeangabe des Absenders.
2. Anschriftzone: bis zu sechs Zeilen für Empfänger. Keine Leerzeilen innerhalb des Feldes.

Der Aufbau der Anschrift lautet: Firma oder Person, gegebenenfalls Abteilung oder Ansprechperson, Straße und Hausnummer oder Postfach, Postleitzahl und Ort. Bei Auslandsbriefen steht der Ländername in Großbuchstaben als letzte Zeile. Die Postleitzahl wird nicht mit „D-“ eingeleitet, außer bei Auslandspost.

Bezugszeichenzeile und Informationsblock

Unter dem Anschriftfeld folgt entweder die Bezugszeichenzeile oder der Informationsblock. Beides dient dazu, Aktenzeichen, Ansprechperson, Kontaktdaten und Datum zu bündeln.

Die Bezugszeichenzeile ist eine Zeile mit Leitwörtern wie „Ihr Zeichen“, „Ihre Nachricht vom“, „Unser Zeichen“, „Unsere Nachricht vom“. Die Leitwörter beginnen ab 25, 75, 125 und 175 mm vom linken Rand. Darunter stehen die zugehörigen Angaben. Das Datum steht oft als letztes Feld.

Der Informationsblock ist die Alternative. Er beginnt 125 mm vom linken Rand, ist höchstens 75 mm breit und steht neben dem Anschriftfeld. Dort werden Ansprechperson, Telefon, E-Mail, Zeichen und Datum untereinander aufgelistet. Wer ihn nutzt, braucht keine Bezugszeichenzeile.

Betreff, Anrede, Text und Grußformel

Der Betreff steht zwei Zeilen unter der Bezugszeichenzeile beziehungsweise dem Informationsblock. Das Wort „Betreff“ entfällt, der Betreff wird in der Regel fett gesetzt und endet ohne Punkt. Er nennt kurz das Thema, mit dem ein Leser sofort weiß, worum es geht.

Nach dem Betreff folgt eine Leerzeile, dann die Anrede („Sehr geehrte Frau Muster,“). Nach der Anrede steht ein Komma, der Text beginnt in der nächsten Zeile mit Kleinbuchstaben, sofern das erste Wort kein Substantiv oder Name ist. Zwischen Anrede und Text liegt eine Leerzeile.

Am Ende steht die Grußformel („Mit freundlichen Grüßen“) ohne Satzzeichen, gefolgt von drei Leerzeilen für die Unterschrift und dann dem Namen. Anlagen- und Verteilervermerke stehen darunter. Der Anlagenvermerk beginnt bei 125 mm vom linken Rand, wenn er neben der Grußformel steht, andernfalls am linken Rand.

Als Schriftgröße im Brieftext gelten 10 bis 12 Punkt. Kleinere Schrift ist bei Rücksende- und Kommunikationsangaben zulässig, sollte aber 8 Punkt nicht unterschreiten.

Datum, Uhrzeit und Zahlen richtig schreiben

Neben dem Aufbau regelt die Norm viele Schreibweisen. Die folgende Tabelle zeigt die häufigsten.

Telefonnummern werden nach DIN 5008 mit Vorwahl, Leerzeichen und Rufnummer geschrieben. Die Durchwahl hängt per Bindestrich an, etwa „+49 30 123456-78“. Die Landesvorwahl steht mit Pluszeichen statt „0049“. Auf Klammern um die Ortsvorwahl und auf Schrägstriche wird verzichtet.

Abkürzungen wie „z. B.“ oder „d. h.“ erhalten ein Leerzeichen nach dem ersten Punkt. Der Bis-Strich steht ohne Leerzeichen („10–12 Uhr“), der Gedankenstrich dagegen mit Leerzeichen. Zum Hervorheben dienen Fett und Kursiv, Unterstreichen und Sperren sollten Sie vermeiden.

Praxis: Vorlage in Word anlegen

Moderne Textverarbeitung liefert Vorlagen nach DIN 5008, die sich anpassen lassen. In Microsoft Word finden Sie sie unter den Brief-Vorlagen. Wer eine eigene Vorlage baut, geht so vor:

1. Seite auf A4 Hochformat stellen, linker Rand 25 mm, rechter Rand 20 mm.
2. Briefkopf in die Kopfzeile legen, Höhe 45 mm (Form B) oder 27 mm (Form A).
3. Ein Textfeld für das Anschriftfeld positionieren: 85 × 45 mm, 20 mm von links, direkt unter dem Briefkopf.
4. Informationsblock oder Bezugszeichenzeile einfügen, Betreff mit zwei Zeilen Abstand darunter setzen.
5. Falz- und Lochmarken am linken Rand als kleine Linien einfügen, damit Sie beim Falten und Lochen nicht messen müssen.
6. Ausdruck auf Fensterumschlag testen: Sitzt die Anschrift im Fenster, auch bei leichter Verschiebung?

Eine kompakte Anleitung samt Mustertexten bietet der Ratgeber DIN-A4-Briefvorlage nach DIN 5008.

Mehrseitige Briefe und typische Fehler

Ab der zweiten Seite entfällt der Briefkopf, stattdessen tragen Folgeseiten oben eine kurze Kennzeichnung mit Seitenzahl, damit lose Blätter zuzuordnen sind. Der Text sollte nicht mit nur einer Zeile auf einer neuen Seite beginnen oder enden, und die Grußformel gehört nie allein auf ein Blatt, sondern wird von mindestens zwei Zeilen Text begleitet.

Häufige Abweichungen in der Praxis

• Das Anschriftfeld sitzt zu hoch oder zu tief, sodass die Anschrift im Fensterumschlag abgeschnitten wird.
• Der Betreff beginnt mit „Betreff:“ oder endet mit einem Punkt.
• Datum und Ansprechperson stehen verstreut statt gebündelt im Informationsblock.
• Telefonnummern werden mit Schrägstrichen und Klammern geschrieben, etwa „(030) 12 34 56“.
• Tausenderpunkte statt Leerzeichen in Beträgen und Mengen.
• Rücksendeangabe und Vermerke in normaler statt in verkleinerter Schrift.

Die meisten dieser Punkte lassen sich mit einer sauber gebauten Vorlage ein für alle Mal beheben. Ein Testdruck auf Papier und ein Blick ins Fenster des Umschlags sind danach der schnellste Check.

Digitale Briefe: PDF und E-Mail

Viele Geschäftsbriefe werden nicht mehr gedruckt, sondern als PDF verschickt. Die Gestaltungsregeln bleiben sinnvoll: Wer das PDF später ausdruckt oder in ein Fensterkuvert steckt, braucht Anschriftfeld und Falzmarken an der richtigen Stelle. Für den reinen Versand per E-Mail entfallen Falz- und Lochmarken, der Briefkopf kann schlanker ausfallen.

Auch bei E-Mails helfen einige Grundsätze der Norm: eine knappe, aussagekräftige Betreffzeile, eine korrekte Anrede, einheitlich geschriebene Daten und Telefonnummern sowie eine vollständige Signatur mit Name, Funktion, Firma und Kontaktdaten. Der Brieftext in der E-Mail sollte kurz sein, ausführliche Inhalte gehören in den Anhang.

Ein weiterer Vorteil digitaler Vorlagen: Absenderdaten, Datum und Zeichen lassen sich über Felder automatisch füllen, so entstehen weniger Tippfehler. Prüfen Sie nach jedem Wechsel der Textverarbeitung oder des Druckers einmal, ob das Anschriftfeld noch korrekt im Fenster sitzt.

Wo Sie die Norm lesen können

Die Norm ist urheberrechtlich geschützt und über den Beuth-Verlag erhältlich, entweder als gedruckte Ausgabe oder als PDF. Viele Bibliotheken und Hochschulen führen sie in ihrem Bestand. Wie man Normen sinnvoll kauft und liest, beschreibt der Ratgeber DIN-Normen kaufen und lesen. Im Normen-Verzeichnis von Audit-Net finden Sie weitere Normen mit Titel und Kennung.