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Abweichungen im Audit: Bewerten und richtig reagieren
Was Abweichungen im Audit sind, wie sich Haupt- und Nebenabweichung unterscheiden und wie Sie mit Korrekturmaßnahmen fristgerecht reagieren.
Eine Abweichung im Audit ist die Feststellung, dass eine Anforderung nachweislich nicht erfüllt wird. Sie bedeutet kein Durchfallen, sondern verpflichtet Sie zu einer Antwort mit Frist: Sie analysieren die Ursache, legen Korrekturmaßnahmen fest und melden diese der Auditorin oder dem Auditor. Je nach Zertifizierungsstelle liegen die Fristen bei sechs Wochen oder 90 Tagen nach dem Audit. Wer sie versäumt, riskiert das Zertifikat. Dieser Ratgeber erklärt die Arten von Abweichungen und den Weg zur fristgerechten Antwort.
Was als Abweichung gilt und was nicht
Eine Abweichung, in der Fachsprache auch Nichtkonformität, liegt vor, wenn ein Nachweis zeigt, dass eine Anforderung nicht erfüllt ist. Die Anforderung kann aus der Norm stammen, aus Ihren eigenen Regelungen, aus Kundenverträgen oder aus Gesetzen. Deshalb kann auch ein Verstoß gegen Ihre eigene Verfahrensanweisung zur Abweichung führen, obwohl die Norm dazu nichts sagt.
Keine Abweichung sind Hinweise und Verbesserungsempfehlungen. Dort ist keine Anforderung verletzt, die Auditorin sieht nur Potenzial. Sie müssen darauf nicht reagieren, sollten es aber bewerten. Drei fiktive Beispiele zur Orientierung: Ein Lieferant fehlt in der Bewertungsliste, obwohl Ihre Regel das verlangt (Abweichung). Die Liste ist vollständig, aber schwer lesbar (Hinweis). Die Lieferantenbewertung läuft vorbildlich und mit Kennzahlen (positive Feststellung). Eine saubere Trennung im Bericht beschreibt der Ratgeber Auditbericht schreiben.
Hauptabweichung und Nebenabweichung
Viele Zertifizierer sortieren Abweichungen nach Schwere. Eine Hauptabweichung (englisch major) liegt vor, wenn eine Anforderung insgesamt nicht erfüllt ist oder das System an der Stelle seine Wirkung verfehlt, etwa wenn ein ganzer Prozess fehlt oder ein Verfahren systematisch nicht angewendet wird. Eine Nebenabweichung (minor) ist ein Einzelfall oder eine Lücke, die die Wirksamkeit des Systems nicht grundsätzlich infrage stellt. Wie genau die Stelle abgrenzt, regelt ihre Leistungsbeschreibung.
TÜV NORD formuliert in seiner Leistungsbeschreibung nicht ausdrücklich zwei Kategorien, sondern bemisst die Reaktion an der Schwere der Nichtkonformität. Fragen Sie Ihre Stelle deshalb vor dem Audit, wie sie klassifiziert und welche Folgen eine Hauptabweichung für das Zertifikat hat. Meist führt sie zu einem Nachaudit oder zu einem verschobenen Zertifizierungsentscheid. Dokumentieren Sie die Absprache schriftlich, damit im Streitfall nachvollziehbar bleibt, was vereinbart war.
Die Reaktion in vier Schritten
Für jede Abweichung gilt dieselbe Logik. Erstens die Korrektur: Beheben Sie den akuten Fall, etwa indem Sie die überfällige Kalibrierung nachholen. Zweitens die Ursachenanalyse: Fragen Sie, warum der Fehler entstehen konnte und warum er bisher nicht aufgefallen ist. Eine Methode wie die Fünf-Warum-Frage hilft, bis zur systemischen Ursache vorzudringen, etwa einer fehlenden Terminüberwachung. Drittens die Korrekturmaßnahme: Legen Sie fest, was geändert wird, damit der Fehler nicht wiederkehrt. Viertens die Wirksamkeitsprüfung: Prüfen Sie nach einem festgelegten Zeitraum, ob die Maßnahme greift.
Die Zertifizierungsstelle verlangt in der Regel Korrektur und Maßnahmenplan innerhalb der Frist; die Wirksamkeit wird häufig beim nächsten Audit geprüft. Das steht in Ihrem Vertrag und variiert je nach Stelle. Beziehen Sie die Person ein, die den Prozess täglich bedient, denn sie kennt die wahre Ursache meist besser als die Qualitätsleitung. Maßnahmen, die an der Praxis vorbeigehen, werden nach wenigen Wochen wieder vergessen.
Fristen: sechs Wochen oder 90 Tage
Die Fristen unterscheiden sich je nach Stelle und Dokument. TÜV NORD nennt in seiner Leistungsbeschreibung für Zertifizierungen nach ISO 9001 und verwandten Normen sechs Wochen nach dem letzten Audittag für die Meldung von Maßnahmen mit Zieltermin oder deren Umsetzung. Auf der FAQ-Seite heißt es, dass Sie das Zertifikat erhalten, wenn Sie die Abweichungen innerhalb von 90 Tagen beheben. Beides ist kein Widerspruch, sondern zeigt, dass Meldung und endgültiger Abschluss getrennte Schritte sein können. Maßgeblich ist immer Ihr Vertrag.
Beachten Sie, dass die Frist bei TÜV NORD ab dem letzten Audittag läuft, nicht erst ab Erhalt des Berichts. Tragen Sie die Frist sofort in den Kalender ein und planen Sie interne Termine für Ursachenanalyse und Freigabe. Die meisten Fristverstöße entstehen nicht, weil die Maßnahme zu schwierig wäre, sondern weil niemand die Verantwortung übernimmt.
Was bei Fristversäumnis passiert
Laut TÜV NORD gilt das Audit bei einer verpassten Frist als nicht bestanden, ein bestehendes Zertifikat wird zurückgezogen, ein neues nicht erteilt. Bei Zertifizierungsaudits folgt dann ein Nachaudit, das zusätzliche Kosten verursacht. Eine Veröffentlichung der Compliance-Plattform Secjur beziffert das Nachaudit mit etwa 60 bis 70 Prozent des ursprünglichen Audit-Budgets; das ist eine Angabe eines Anbieters, kein Tarif der Stellen. Bei einem Überwachungsaudit droht im schlimmsten Fall die Aussetzung des Zertifikats. Mehr zu Terminen und Folgen steht im Ratgeber Überwachungsaudit und Rezertifizierung.
Typische Fehler bei der Antwort
Bei der Antwort auf Abweichungen wiederholen sich wenige Muster. Unternehmen beheben nur den Einzelfall und nennen das Korrekturmaßnahme; die Stelle erkennt, dass die Ursache bleibt. Maßnahmen wie „Mitarbeitende sensibilisieren“ sind nicht messbar und werden abgelehnt. Termine liegen nach der Frist oder fehlen ganz. Außerdem wird nicht geprüft, ob die Abweichung auch an anderen Stellen auftritt, obwohl dies Teil einer gründlichen Ursachenanalyse ist. Gelegentlich werden Antworten auch erst am letzten Tag der Frist begonnen, sodass für Rückfragen der Stelle keine Zeit bleibt. Und schließlich dokumentieren Unternehmen nichts, sodass beim nächsten Audit kein Nachweis vorliegt.
Verzichten Sie auch auf Schuldzuweisungen in der Antwort. Die Zertifizierungsstelle bewertet, ob das System gelernt hat, nicht, wer den Fehler gemacht hat. Eine Vorlage mit den Feldern Feststellung, Korrektur, Ursache, Maßnahme, Verantwortlicher, Termin, Wirksamkeitsprüfung verhindert die meisten dieser Fehler. Wie Sie Abweichungen schon vorab finden, zeigt der Ratgeber Audit-Checkliste erstellen; Grundlagen bietet die Seite internes Audit.
Stand: Oktober 2026
Übersicht in der Tabelle
| Feststellung | Bedeutung | Erwartete Reaktion |
|---|---|---|
| Hauptabweichung | Anforderung insgesamt nicht erfüllt, Wirksamkeit gefährdet | Maßnahmenplan, meist Nachaudit oder verschobene Entscheidung |
| Nebenabweichung | Einzelfall oder Lücke ohne Gefährdung des Systems | Ursachenanalyse und Maßnahme in der Frist |
| Hinweis | Verbesserungspotenzial, keine Anforderung verletzt | Bewertung, keine Pflicht zur Maßnahme |
| Positive Feststellung | Besonders gut umgesetzt | Erhalten und auf andere Bereiche übertragen |
Checkliste
- Frist aus Vertrag oder Leistungsbeschreibung in den Kalender eingetragen
- Jede Abweichung einer verantwortlichen Person zugewiesen
- Akuten Fall korrigiert und Nachweis abgelegt
- Ursache mit einer Methode wie Fünf-Warum analysiert
- Prüfung auf Auftreten in anderen Bereichen durchgeführt
- Messbare Korrekturmaßnahme mit Termin festgelegt
- Antwort fristgerecht an die Zertifizierungsstelle gesendet
- Wirksamkeitsprüfung terminiert
Häufige Fragen
Bin ich durchgefallen, wenn das Audit Abweichungen ergibt?
Nein. Abweichungen sind üblich und lösen eine Frist aus. Das Zertifikat erteilt die Stelle, wenn alle Abweichungen behoben und die Korrekturmaßnahmen verifiziert sind.
Wie lange habe ich für die Antwort?
Das legt die Stelle fest. TÜV NORD nennt sechs Wochen nach dem letzten Audittag für die Meldung der Maßnahmen und 90 Tage bis zum Zertifikat. Prüfen Sie Ihren Vertrag.
Darf ich einer Abweichung widersprechen?
Ja, sachlich und mit Belegen im Schlussgespräch oder danach. Die Auditorin kann ihre Feststellung anpassen, wenn Sie einen Nachweis vorlegen, der zum Auditzeitpunkt bereits existierte.
Was ist der Unterschied zwischen Korrektur und Korrekturmaßnahme?
Die Korrektur beseitigt den festgestellten Fall. Die Korrekturmaßnahme beseitigt die Ursache, damit er nicht wiederkehrt.
Muss die Wirksamkeit innerhalb der Frist belegt sein?
Meist nicht. Häufig reicht der Nachweis der Umsetzung, und die Stelle prüft die Wirksamkeit beim nächsten Audit. Klären Sie das vorab.
Quellen
Über diesen Ratgeber
Recherchiert und geschrieben von der Redaktion Audit-Net, mit Quellen belegt. Normtexte geben wir nicht wieder; die Normen selbst erhalten Sie über den Normenhandel. Fehler gefunden? Schreiben Sie uns.