Lexikon
Dokumentierte Information
Dokumentierte Information ist ein Sammelbegriff für alle Informationen, die eine Organisation lenken und aufrechterhalten muss, ob als Vorgabe oder als Nachweis.
Stand: Oktober 2026
Bis zur Revision 2015 unterschied die ISO 9001 zwischen „Dokumenten“ und „Aufzeichnungen“. Heute heißt beides dokumentierte Information. Die Unterscheidung bleibt sinnvoll:
- Vorgaben legen fest, wie etwas zu tun ist, etwa Verfahrensanweisungen, Pläne oder Spezifikationen. Sie werden gepflegt und aktualisiert.
- Nachweise belegen, was getan wurde, etwa Prüfprotokolle, Schulungslisten oder Auditberichte. Sie werden aufbewahrt und nicht nachträglich verändert.
Die Norm lässt der Organisation Spielraum: Umfang und Form hängen von Größe, Komplexität und Kompetenz der Mitarbeitenden ab. Ob Papier, Datenbank oder Wiki, ist gleichgültig. Verlangt wird, dass die Informationen eindeutig gekennzeichnet, freigegeben, auffindbar, geschützt und im richtigen Stand verfügbar sind.
Zu viel Dokumentation ist ein verbreitetes Problem. Was nicht gebraucht wird, kann entfallen. Umgekehrt gilt: Ohne Aufzeichnung gibt es keinen belastbaren Auditnachweis. Beim Statement of Applicability ist die Dokumentation sogar ausdrücklich verlangt.
Stand
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