Blog
Audit-Checkliste erstellen: Vorlage in 6 Schritten
Audit-Checkliste selbst erstellen: Prozesse statt Normkapitel, offene Prüffragen, Nachweise, Stichproben, Ergebnisfeld und Anpassung an ISO 9001:2026.
Eine brauchbare Audit-Checkliste ordnet Prüffragen den Prozessen Ihres Unternehmens zu, nicht den Kapiteln der Norm, und hält für jede Frage fest, welcher Nachweis gesehen wurde und wie das Ergebnis lautet. Sie entsteht in sechs Schritten: Ziel und Umfang klären, Anforderungen sammeln, Fragen formulieren, Nachweise festlegen, Stichproben planen und das Ergebnisfeld gestalten. Dieser Ratgeber führt durch die Schritte, zeigt Beispielzeilen und erklärt, was Sie bei der Umstellung auf ISO 9001:2026 anpassen sollten.
Wozu eine Checkliste dient und wozu nicht
Die Checkliste bereitet das Audit vor, strukturiert die Durchführung und liefert die Grundlage für den Bericht. Sie hält außerdem fest, was geprüft wurde, und schützt damit auch die Auditierten vor Unterstellungen. Sie ersetzt weder das Gespräch noch die Beobachtung vor Ort. Der Leitfaden ISO 19011 beschreibt das Auditieren als Abfolge aus Planung, Durchführung und Berichterstattung mit Anforderungen an die Kompetenz der Auditoren; ob und wie Sie mit Checklisten arbeiten, bleibt Ihnen überlassen.
Eine starre Abfrage vom ersten bis zum letzten Punkt wird schnell zur Pflichtübung. Gute Auditoren nutzen die Liste als Gerüst und folgen im Gespräch den Auffälligkeiten. Planen Sie deshalb Platz für Notizen ein, auch für Fragen, die erst im Gespräch entstehen, und verstehen Sie die Fragen als Einstieg, nicht als Drehbuch.
Schritt 1: Ziel, Umfang und Kriterien festlegen
Bestimmen Sie, welchen Prozess oder Bereich Sie prüfen, zu welchem Zweck und nach welchen Kriterien. Kriterien sind die Norm, Ihre eigenen Regelungen, Kundenanforderungen und gesetzliche Vorgaben. Ein Audit der Beschaffung prüft etwa die Lieferantenbewertung nach Ihrer Verfahrensanweisung und die entsprechenden Normforderungen zugleich. Halten Sie dies im Kopf der Liste fest, einschließlich Datum, Auditor und Ansprechpartner, damit der Bericht darauf zurückgreifen kann. Wer das Audit nicht allein durchführt, verteilt die Prozesse bereits hier auf die Teammitglieder. Allgemeines zu Auditarten bietet die Seite Audit.
Schritt 2: Nach Prozessen gliedern
Gliedern Sie die Liste nach Ihren Prozessen, etwa Vertrieb, Einkauf, Produktion, Lager, Reklamation, Personal. Zu jedem Prozess ordnen Sie die zutreffenden Normforderungen zu. So wird die Liste kürzer, denn Sie prüfen eine Forderung dort, wo sie im Alltag auftritt, und nicht einmal je Kapitel. Querschnittsthemen wie die Lenkung dokumentierter Informationen, Schulung oder Risiken prüfen Sie in jedem Prozess mit.
Ein Beispiel: Die Forderung zur Lenkung von Prüfmitteln gehört in die Produktion, die zur Bewertung externer Anbieter in den Einkauf, die zur Kundenzufriedenheit in Vertrieb und Reklamation. Stützen Sie sich dabei auf Ihre Prozesslandkarte und die Ergebnisse früherer Audits: Wo gab es Abweichungen, wo Änderungen, wo Beschwerden? Dort gehören mehr und genauere Fragen hin als zu stabil laufenden Abläufen.
Schritt 3: Offene Fragen mit Nachweisbezug formulieren
Offene Fragen mit „Wie“, „Wer“, „Woran erkennen Sie“ liefern mehr als Ja-Nein-Fragen, die zur Zustimmung einladen. Verknüpfen Sie jede Frage mit einem Nachweis: Dokument, Aufzeichnung, Beobachtung oder Gespräch. Konkrete Beispiele finden Sie im Ratgeber Auditfragen Beispiele.
Vermeiden Sie Suggestivfragen wie „Sie haben die Schulungen doch dokumentiert?“. Besser ist die Bitte, sich die letzte Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters zeigen zu lassen. Die Tabelle weiter unten zeigt, wie eine Beispielzeile aussehen kann. Achten Sie darauf, nicht Normsätze abzuschreiben. Formulieren Sie die Anforderung in eigenen Worten, das hält die Liste lesbar und vermeidet Urheberrechtsprobleme.
Schritt 4: Stichproben und Zeitrahmen planen
Ein Audit prüft nie alles. Legen Sie fest, wie viele Aufträge, Lieferanten, Schulungsakten oder Prüfmittel Sie sichten, und notieren Sie den Umfang im Bericht. Wählen Sie Stichproben aus mehr als einem Zeitraum und nicht nur die zuletzt abgeschlossenen Vorgänge. Kalkulieren Sie feste Zeitfenster pro Prozess und eine Reserve für Rückfragen, abgestimmt auf die Größe des Bereichs. Sprechen Sie die Auswahl mit den Auditierten nicht vorab ab, wenn Sie echte Stichproben wollen; vereinbaren Sie lediglich, dass die Unterlagen am Audittag greifbar sind. Ein Audit, dessen Checkliste doppelt so lang ist wie die verfügbare Zeit, erzeugt Hektik und schwache Feststellungen.
Schritt 5: Ergebnisfeld und Bewertung gestalten
Jede Zeile braucht Platz für Beobachtung, gesehene Nachweise und Ergebnis. Bewährt sind vier Stufen: erfüllt, Hinweis, Abweichung, nicht geprüft. „Nicht geprüft“ ist wichtig, denn es dokumentiert ehrlich, was ausgelassen wurde, und verhindert den Eindruck, ein leeres Feld bedeute Konformität. Ergänzen Sie ein Feld für die Fundstelle, also Dokumentnummer, Auftragsnummer oder Datum des gesichteten Nachweises. Bei Rückfragen können Sie dann in Minuten belegen, was Sie gesehen haben. Das Ergebnisfeld sollte direkt in den Auditbericht übertragbar sein; den Aufbau beschreibt der Ratgeber Auditbericht schreiben.
Schritt 6: Liste für ISO 9001:2026 aktualisieren
Mit der am 16. September 2026 veröffentlichten Fassung ändert sich laut TÜV SÜD nichts Grundlegendes an Prozessorientierung, PDCA und risikobasiertem Denken. Neu oder erweitert sind unter anderem die ausdrückliche Behandlung des Klimawandels, getrennte Abschnitte für Risiken und Chancen, die Förderung von Qualitätskultur und ethischem Verhalten durch die oberste Leitung sowie ein ausgebauter Umgang mit Änderungen. Ergänzen Sie Ihre Liste um Fragen zu diesen Punkten, bevor die Umstellung ansteht. Beim Aufbau eigener Auditoren-Kompetenz hilft die Seite internes Audit.
Stand: Oktober 2026
Übersicht in der Tabelle
| Prozess | Prüffrage (Beispiel) | Mögliche Nachweise | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Einkauf | Wie bewerten Sie neue Lieferanten, und wann wurde das zuletzt angewendet? | Bewertungsbögen, Lieferantenliste | erfüllt / Hinweis / Abweichung / nicht geprüft |
| Personal | Woran erkennen Sie, dass Mitarbeitende für ihre Aufgabe qualifiziert sind? | Schulungsnachweise, Stellenprofile | erfüllt / Hinweis / Abweichung / nicht geprüft |
| Produktion | Wie stellen Sie sicher, dass Prüfmittel gültig kalibriert sind? | Prüfmittelliste, Kalibrierzertifikate | erfüllt / Hinweis / Abweichung / nicht geprüft |
| Reklamation | Wie verfolgen Sie eine Kundenbeschwerde bis zur Ursache? | Reklamationsakte, Maßnahmenliste | erfüllt / Hinweis / Abweichung / nicht geprüft |
| Führung | Wie fließen Ergebnisse der Managementbewertung in Ziele und Maßnahmen ein? | Protokoll, Zielplanung | erfüllt / Hinweis / Abweichung / nicht geprüft |
Checkliste
- Ziel, Umfang und Kriterien des Audits festgelegt
- Liste nach eigenen Prozessen statt nach Normkapiteln gegliedert
- Ergebnisse früherer Audits als Schwerpunkt berücksichtigt
- Offene Fragen mit zugehörigem Nachweis formuliert
- Stichprobenumfang und Zeitrahmen je Prozess geplant
- Ergebnisstufen einschließlich „nicht geprüft“ definiert
- Normanforderungen in eigenen Worten formuliert
- Fragen zu den Neuerungen der ISO 9001:2026 ergänzt
Häufige Fragen
Muss ich eine Checkliste verwenden?
Nein, eine Pflicht dafür besteht nicht. Sie erleichtert Planung und Nachvollziehbarkeit, besonders bei wechselnden Auditoren. Wichtig ist, dass das Audit systematisch vorbereitet und dokumentiert wird.
Wie lang sollte eine Checkliste sein?
So lang, dass sie in der verfügbaren Zeit abgearbeitet werden kann. Für einen Prozess genügen häufig fünf bis zehn Fragen, ergänzt um Platz für Notizen.
Darf ich Normtexte in die Liste kopieren?
Besser nicht. Normtexte sind urheberrechtlich geschützt. Formulieren Sie die Anforderungen in eigenen Worten und verweisen Sie auf Ihre internen Regelungen.
Kann ich eine fertige Vorlage verwenden?
Als Ausgangspunkt ja. Passen Sie sie an Ihre Prozesse an und streichen Sie, was bei Ihnen keine Rolle spielt. Eine ungeprüft übernommene Vorlage führt zu Fragen, die Ihr Betrieb nicht beantworten kann.
Wie oft sollte ich die Liste überarbeiten?
Nach jedem Audit sowie bei Änderungen der Norm, der Prozesse oder der Kundenanforderungen, aktuell also im Zuge der Umstellung auf ISO 9001:2026.
Quellen
Über diesen Ratgeber
Recherchiert und geschrieben von der Redaktion Audit-Net, mit Quellen belegt. Normtexte geben wir nicht wieder; die Normen selbst erhalten Sie über den Normenhandel. Fehler gefunden? Schreiben Sie uns.